METHOD
会議後に、議事録からタスクと CRM へ流す。人は登録前の確認2回だけ【業務フロー・指示文付き】
変わるのは「議事録を書く時間」ではなく「次にやることを、誰が確認して登録するか」です。
会議が終わるたびに、議事録を書き、次にやることを拾ってタスクに登録する作業が発生します。この型では、文字起こしを渡すと AI が議事録を作って CRM に登録し、アクションを拾ってタスク管理に入れます。人に残すのは、議事録の内容確認と、タスクを登録してよいかの確認の2回です。
- 議事録づくりとアクションの拾い出しを AI に寄せ、登録の前の確認だけを人に残す設計
- タスクに議事録・案件・取引先の3つの紐づけを必ず付ける考え方。付けないと案件の画面にも取引先の束にも出てこない
- 業務フローと AI への指示文（設計用プロンプト）で、自社の会議後処理を同じ形に組み替える手順
下の「AI への指示文」を Claude に貼ると、業務フローを踏まえて、自社向けの設計を質問しながら組み立てられます。
業務フローと AI への指示文
この記事の業務フロー（To-Be）と、自社向けに設計を組み立てる AI への指示文を無料でお渡しします。右の3つを入れると、ダウンロードのボタンが出ます。
- 業務フロー（To-Be）工程ごとの人／AI／データの担当と、人が判断する場所
- AI への指示文（設計用プロンプト）業務フロー入り。Claude に貼ると、自社向けの設計を質問しながら組み立てます
01結論：何が変わるのか
変わるのは「議事録を書く時間」ではなく「次にやることを、誰が確認して登録するか」だ。As-Is では、会議のあとに人が録音やメモを見返して議事録を書き、次にやることを自分で拾って登録する。拾い漏れは本人しか気づけず、タスクにどの会議・どの案件の話かが付かない。To-Be では、文字起こしを渡すと AI が議事録を作って CRM に登録し、アクションを一覧にする。人がやるのは 議事録の内容を見る（判断1） と 一覧を見て登録してよいと言う（判断2） の2回。タスクには議事録・案件・取引先の3つの紐づけを必ず付ける。紐づけが抜けると、案件の画面にも取引先の束にも出てこなくなるためだ。
03AI 化の進め方、6つのフェーズ
大手と中小で中身は違っても、進め方の順番はどの会社でも同じです。フェーズごとに「目指す状態」と「実行内容」を置き、塗りがこの事例の位置。
04全社の業務フローのどこを AI 化したか
全社の仕事は6つのカテゴリーに分けられます。この業務が扱うのは、「会議・情報共有」の4つのステップのうち X-32〜X-33（録音・議事録作成〜タスク展開） です。
05効率化の段階
この業務は L0（手作業）から L2（半自動） へ。人が文字起こしを渡して起動し、AI が議事録と登録を縦に積み、判断ゲート2回で止まる設計です。
06Before（As-Is）：人が全工程を担当。確認の手順が決まっておらず、タスクは会議や案件と繋がらない
スキルが無い場合の一般的な手順です。議事録を書く人によって粒度が変わり、次にやることの拾い漏れは本人しか気づけません。
07After（To-Be）：同じ工程を AI が縦に積み、人は登録前の確認2回で止める
工程は変えません。議事録を書く・登録する・アクションを拾う・タスクにするを AI に移し、人は登録の前に2回だけ確認します。
- 録音は会議の冒頭で目的を伝え、相手の了解を得てから行う。社外の相手がいる会議では特に省かない
- 文字起こしには参加者の発言と固有名詞が入る。AI に入れるのは、入力を学習に使わない契約のサービス（法人プランか API）に限る
- 議事録を会議の相手に共有するときは、人が内容を確認してから送る
議事録→タスク・CRMを AI 化する手順
- 文字起こし読込：文字起こしを読む：日時・参加者・議題・決定・次の行動を抽出
- 議事録の作成：議事録を作る：基本情報・討議・決定・アクション・備考の型で
- 内容の確認：内容を確認する：決定と次の行動が合っているかを見る
- CRMへ登録：CRM へ登録：議事録の DB にページを作り、本文を入れる
- アクション抽出：アクションを一覧に：担当・期限つきで並べる。取れなければ聞く
- 登録の確認：登録してよいか：一覧を見て、はいと言う。担当・期限の抜けを埋める
- タスク登録：タスクを登録：議事録・案件・取引先の3つを紐づけて作る
- 翌朝の確認：今日の一覧を出す：未着手・進行中・期限切れと予定を並べる
08工程ごとの担当の変化
工程は8つのまま。書く・登録する・拾う・入れるを AI に移し、人に残るのは 起動・内容確認（判断1）・登録の可否（判断2）・翌朝の一覧を見ること です。
録音やメモを見返して要点を拾う
AI が文字起こしから日時・参加者・決定・次の行動を抽出する
形式はその都度。書く人で粒度が変わる
決まった型（基本情報・討議・決定・アクション・備考）で AI が作る
自分で読み返す。手順は決まっていない
登録の前に人が決定と次の行動を見る（判断1）
手で貼る
AI が議事録の DB に登録する
自分で拾う。漏れは本人しか気づけない
AI が担当・期限つきで一覧にする。取れなければ聞く
無い
一覧を見て、登録してよいと言う（判断2）
手で入れる。紐づけは任意
議事録・案件・取引先を紐づけて登録する
タスク一覧とカレンダーを別々に開く
AI が未着手・進行中・期限切れと今日の予定を1枚に出す
09設計のポイント
人の判断は登録の前に2回
- 判断1 議事録の内容: CRM に登録する前に、決定事項と次の行動が会議と合っているかを見る。書き直すのではなく、ずれだけ直す
- 判断2 タスク登録の可否: AI が並べたアクションの一覧を見て、登録してよいと言う。担当・期限が文字起こしから取れないときは、推測で入れず人が答える
- 2回とも「登録の前」に置く。登録のあとに直すと、CRM とタスク管理の両方を直すことになる
AI の外に残るもの
- 担当と期限を決めること。会議で決まっていなければ AI は空欄にして聞く。決めるのは人
- 議事録を会議の相手に共有するかどうか。この設計は社内の記録までで、共有は含まない
- 録音の告知。会議の冒頭で「記録用に録音する」と人が伝える
役割の移動
- 担当者: 書いて登録する人 → 登録の前に確認する人
- AI: チャットに貼る道具 → 文字起こしを読み、CRM とタスク管理に自分で書き込む担当
- タスク管理: 会議と繋がらない箱 → 議事録・案件・取引先に紐づき、案件の画面と取引先の束から見える
次の分岐
- 商談段階のタスクは取引先で束ね、受注して案件ができたら案件に付け替える（候補）
- 会議の件数が増えたら、文字起こしの保存を検知して起動する L3 に上げる（候補）
- 翌朝の一覧を毎朝の自動ジョブにし、人は見るだけにする（候補）
11まとめ
- 議事録を書く・登録する・アクションを拾う・タスクにする、を AI に移し、人は登録の前に2回だけ確認する
- タスクには議事録・案件・取引先の3つの紐づけを必ず付ける。付けないと、どこからも見えなくなる
- 担当・期限が会議で決まっていなければ、AI は推測で埋めず人に聞く
この記事を書いた人
採用・組織人事のコンサルで200社以上、AI系ブティックファームで事業責任者。いまは AI 前提の組織設計を、自社で回しながらクライアントに提供している。
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