METHOD
会議の録音を、決まった場所に格納して文字起こしまで進める。人は行き先に迷った録音だけ【業務フロー・指示文付き】
変わるのは「文字起こしの手間」ではなく「録音が散らばらず、探せる場所に残ること」です。
録音機に溜まった未処理の録音を、まとめて拾って文字起こしし、会議と個人の記録に仕分けて決まった場所へ保存する。会議だけは会社の共有フォルダに音声と全文を並べて置き、CRM の議事録にリンクを貼る。文字起こしは無料の範囲で行う。
- 録音の取り込み・文字起こし・仕分け・保存を AI に寄せ、人は取り込みの可否と、判定に迷った録音の行き先だけ決める設計
- 会議は共有フォルダ、個人の記録は個人のフォルダと置き場を最初に分け、処理済み台帳で重複を防ぐ考え方
- 業務フローと AI への指示文（設計用プロンプト）で、自社の録音の置き場を同じ形に組み替える手順
下の「AI への指示文」を Claude に貼ると、業務フローを踏まえて、自社向けの設計を質問しながら組み立てられます。
業務フローと AI への指示文
この記事の業務フロー（To-Be）と、自社向けに設計を組み立てる AI への指示文を無料でお渡しします。右の3つを入れると、ダウンロードのボタンが出ます。
- 業務フロー（To-Be）工程ごとの人／AI／データの担当と、人が判断する場所
- AI への指示文（設計用プロンプト）業務フロー入り。Claude に貼ると、自社向けの設計を質問しながら組み立てます
01結論：何が変わるのか
変わるのは「文字起こしの手間」ではなく「録音が散らばらず、探せる場所に残ること」だ。As-Is では、録音は録音機とアプリの中に溜まり、どれを起こしたか、どこに保存したかが人の記憶に頼る。To-Be では、人が取り込みを起動すると、AI が未処理の録音を台帳と照らして拾い、既にある文字起こしを使うか無ければ無料の範囲で起こし、会議と個人の記録に仕分けて決まった場所に保存する。人が決めるのは 取り込みを進めるか（判断1） と、判定に迷った録音の行き先と会議を議事録に回すか（判断2）。会議は会社の共有フォルダ、個人の記録は個人のフォルダと、置き場を最初に分けておく。数字は推測で変えず、怪しいところは「要確認」を付けて返す。
03AI 化の進め方、6つのフェーズ
大手と中小で中身は違っても、進め方の順番はどの会社でも同じです。フェーズごとに「目指す状態」と「実行内容」を置き、塗りがこの事例の位置。
04全社の業務フローのどこを AI 化したか
全社の仕事は6つのカテゴリーに分けられます。この業務が扱うのは、「会議・情報共有」の4つのステップのうち X-32（録音・議事録作成） です。
05効率化の段階
この業務は L0（手作業）から L2（半自動） へ。人が起動し、AI が取り込み・文字起こし・仕分け・保存を縦に積み、迷った録音と議事録に回すかで止まる設計です。実行は手動のまま、自動にしません。
06Before（As-Is）：録音は録音機の中に溜まり、起こしたか・どこに置いたかは人の記憶
スキルが無い場合の一般的な手順です。文字起こしはアプリの枠を使うか聞き直し、保存先はその都度決めます。
07After（To-Be）：人が起動し、AI が拾う・起こす・仕分ける・保存する。人は進めるかと、迷った録音の行き先だけ
工程は変えません。洗い出し・文字起こし・判定・保存・台帳を AI に移し、人は取り込みの前と報告のあとの2回で止めます。
- 会議の録音は、冒頭で目的を伝えて了解を得てから行う
- 文字起こしは手元の PC で行うか、入力を学習に使わない契約のサービス（法人プランか API）に限る
- 会議の記録と個人の記録は置き場を分け、個人の記録は本人以外が読めない場所に置く。保存期間と閲覧できる人を決める
録音の自動格納を AI 化する手順
- 未処理の洗い出し：未処理を洗い出す：台帳と照らす。見本や3秒未満は skip
- 文字起こし：文字起こしを取る：既存テキストを優先。無ければローカルで起こす（無料）
- 種類の判定：種類を判定：会議か個人の記録か。迷ったらメモに入れて報告
- 保存：決まった場所に保存：会議は共有フォルダに音声と全文、個人は個人のフォルダ
- 議事録にリンク：議事録にリンク：同じ会議のページがあれば音声と全文のリンクを書く
- 台帳に記録：台帳に記録：処理した分も skip も ID ごとに1行
- 報告・題の案：報告と題の案：日時・種類・要点の題を1件1行で出す
08工程ごとの担当の変化
工程は7つのまま。人に残るのは 起動・進めるかの判断（判断1）・報告への答え（判断2）・題の貼り替え です。録音の削除と改名は AI がしません。
録音機を眺めて記憶で判断する
台帳と照らして未処理だけを一覧にする。見本や3秒未満は skip
アプリの枠を使うか、聞き直す
既存テキストを優先し、無ければローカルで起こす。無音の定型句は捨て、数字は推測で直さない
その都度決める
会議か個人の記録かを判定する。迷ったらメモに入れて報告
端末やアプリに残る。置き場はその都度
会議は共有フォルダに音声と全文、個人は個人のフォルダ
無い
同じ会議のページがあれば音声と全文のリンクを書く。無ければ聞く
無い
ID ごとに1行。skip も残す
無い
処理の結果と、日時・種類・要点の題の案を出す
09設計のポイント
人の判断は2回
- 判断1 取り込みを進めるか: 未処理の一覧（日時・長さ・名前）を見る。合計30分を超えるときは所要の目安を見てから進める
- 判断2 報告への答え: 判定に迷った録音の行き先と、議事録のページが無い会議を議事録づくりに回すかを決める
- CRM への登録や投稿は、人の確認なしに行わない
AI の外に残るもの
- 録音の削除と改名。AI は題の案を出すだけで、貼り替えは人がアプリで行う
- 文字起こしの数字（回数・距離・金額）。推測で直さず「要確認」を付けて返す
- 実行のタイミング。人が呼んだときだけ動く。自動にしない
役割の移動
- 担当者: 起こして仕分けて保存する人 → 一覧と報告を見て答える人
- AI: 無し → 録音機・台帳・共有フォルダ・CRM を自分で読み書きする担当
- 共有フォルダ: 置き場が決まっていない → 会議の音声と全文が同じ名前で並び、CRM の議事録から辿れる
次の分岐
- 会議の全文から議事録づくり（議事録→タスク・CRM）へ繋ぐ流れを、別の業務として置く
- 録音の件数が増えたら、台帳の照合を定時のジョブにする L3 を検討する（候補）。保存先の判定は人の確認を残す
- 文字起こしの誤りを直す担当を決める（候補）
11まとめ
- 置き場を最初に分ける。会議は共有フォルダ、個人の記録は個人のフォルダ
- 文字起こしは既にあるテキストを優先し、無ければ無料の範囲で起こす。有料の枠や API は使わない
- 処理済み台帳で ID ごとに重複を防ぎ、迷った録音は報告で人に聞く
この記事を書いた人
採用・組織人事のコンサルで200社以上、AI系ブティックファームで事業責任者。いまは AI 前提の組織設計を、自社で回しながらクライアントに提供している。
AI への指示文で設計を組み立てたところまでで構いません。30分の無料相談で、どの工程から AI に任せるかと、人が残す判断を一緒に決めます。
無料相談（30分）を申し込む