METHOD
週次・月次の振り返りを、次の目標に戻す。人は承認・事実の確認・公開の可否だけ【業務フロー・指示文付き】
変わるのは「振り返る回数」ではなく「振り返りが次の目標に戻る回路」です。
週は、止まっている判断と、部署をまたぐ取りこぼしを拾う。月は、先月に宣言した目標を採点し、来月の目標を置く。どちらも、結果が次の週・次の月の入口に戻るように回路をつなぐ。
- 週は止まっている判断と部署をまたぐ取りこぼしを拾い、月は先月の目標を採点して来月の目標を置く、2つの回路の設計
- 記録から推し量らず、状況確認シートで本人に事実を確かめてから資料にする考え方。記録に無い作業は振り返りの対象にならない
- 業務フローと AI への指示文（設計用プロンプト）で、自社の週次・月次の振り返りを同じ形に組み替える手順
下の「AI への指示文」を Claude に貼ると、業務フローを踏まえて、自社向けの設計を質問しながら組み立てられます。
業務フローと AI への指示文
この記事の業務フロー（To-Be）と、自社向けに設計を組み立てる AI への指示文を無料でお渡しします。右の3つを入れると、ダウンロードのボタンが出ます。
- 業務フロー（To-Be）工程ごとの人／AI／データの担当と、人が判断する場所
- AI への指示文（設計用プロンプト）業務フロー入り。Claude に貼ると、自社向けの設計を質問しながら組み立てます
01結論：何が変わるのか
変わるのは「振り返る回数」ではなく「振り返りが次の目標に戻る回路」だ。As-Is では、振り返りは各自の記憶と手元のメモで行い、止まっている判断は本人が気づいたときだけ拾われ、部署をまたぐ繋がりは誰も見ない。来月の目標を置いても、翌月に採点されない。To-Be では、週次は AI が全担当の記録を横断して読み、止まっているものと繋がりを出し、改善の差分を根拠つきで提案する。月次は、先月の来月目標を今月の採点対象にし、事実は本人への確認シートで確かめてから資料にする。人がやるのは 改善提案の承認（判断1）、状況確認シートへの回答（判断2）、資料のレビューと公開の可否（判断3） の3回。記録に書かれていない作業は、振り返りの対象にならない。
03AI 化の進め方、6つのフェーズ
大手と中小で中身は違っても、進め方の順番はどの会社でも同じです。フェーズごとに「目指す状態」と「実行内容」を置き、塗りがこの事例の位置。
04全社の業務フローのどこを AI 化したか
全社の仕事は6つのカテゴリーに分けられます。この業務が扱うのは、「経営管理」の4つのステップのうち X-64（振り返り・次期目標設定） です。
05効率化の段階
この業務は L0（手作業）から L2（半自動） へ。週次は金曜夕方に人が起動し、月次は材料集めまでを自動のジョブに任せられる。人は承認・回答・レビューの3回で止まる設計です。
06Before（As-Is）：各自が記憶で振り返り、横串と採点が無い
スキルが無い場合の一般的な手順です。止まっている判断は本人しか拾えず、来月の目標は翌月に採点されません。
07After（To-Be）：週は AI が横断して読み、月は事実を確かめてから組む。人は承認・回答・レビューの3回
週次と月次の工程は変えません。読む・拾う・集める・組むを AI に移し、人は改善の適用、事実の確認、公開の可否で止めます。
週次・月次レビューを AI 化する手順
- 記録を集める：記録を横断して読む：全担当の活動ログと当週のセッションログを全部読む
- 滞留を拾う：止まったものを日数で出す：判断待ち・レビュー待ちが何日動いていないか。7日超は要否を問う
- 横串を見る：横串の繋がりを拾う：同じ構造・同じ取引先・順番の依存。どちらに何を渡せるかまで
- 改善を提案：改善の差分を提案：置き場のルールの逸脱から、欠けているルールを根拠つきで出す
- 月の材料集め：月の材料を集める：前月の号・活動ログ・意思決定・判断待ちの台帳・CRM・AI の稼働
- 事実の確認：状況確認シートを作る：各問に「記録では」を添える
- 月次資料を組む：資料を組む：回答を正本に、前月の型で組んで点検する
- 来月の目標：目標を翌月に回す：来月の目標を資料に置き、翌月の「宣言と達成」の採点対象にする
08工程ごとの担当の変化
工程は8つのまま。人に残るのは 起動・改善の承認（判断1）・事実の回答（判断2）・レビューと公開の可否（判断3） と、来月の目標を宣言することです。
各自が記憶とメモで振り返る
AI が全担当の活動ログとセッションログを横断して読む
本人が思い出したら拾う
判断待ち・レビュー待ちの日数を出す。3日超は理由を添え、7日超は要否を問う
誰も見ない
同じ構造・同じ取引先・順番の依存で拾い、どちらに何を渡せるかまで書く
思いついた人がその場で変える
置き場のルールの逸脱から、差分を根拠つきで提案する。自動では適用しない
月末にかき集める
前月の号・活動ログ・意思決定・台帳・CRM・AI の稼働を集める
記憶で書く
状況確認シートを作り、各問に「記録では」を添える
毎月ゼロから
回答を正本に、前月の型で組んで点検する
置いても採点されない
資料に置き、翌月の「宣言と達成」の採点対象にする
09設計のポイント
人の判断は3回
- 判断1 改善の承認: 週次の差分は提案まで。承認してから適用する。「改善なし」も正しい結果
- 判断2 事実の回答: 月次の資料を作る前に、状況確認シートで事実を確かめる。回答にない事実は「確認中」と書く
- 判断3 レビューと公開の可否: 点検を通った資料を見て直し、公開を決める。共有の送信は人
AI の外に残るもの
- 担当者の評価。見るのはルールの当てはまり具合で、成績ではない。守られていなければルール側を直す
- 件数や達成率を並べること。週次は動いていないものと繋がりだけを見る
- 金額。月次の資料に金額は出さない
役割の移動
- 推進役: 集めて書く人 → 承認し、事実を答え、公開を決める人
- AI: 無し → 記録を横断して読み、差分と資料を組む担当
- 活動ログ: 各自のメモ → 振り返りの唯一の入口。書かれていない作業は無かったことになる
次の分岐
- 週次の結果を月次の材料に渡す流れを、決まりとして置くか（候補）
- 週次の改善提案を、承認後に誰が適用するかを決める（候補）
- 月次の資料を顧客に見せる版を作るか。いまは社内限り（候補）
11まとめ
- 週は止まっているものと横串の繋がりだけを見る。件数や達成率は並べない
- 月は先月の「来月の目標」を今月の採点対象にし、事実は本人に確かめてから資料にする
- 改善は提案まで。適用は承認のあとに人が行う。記録に無い作業は振り返りの対象にならない
この記事を書いた人
採用・組織人事のコンサルで200社以上、AI系ブティックファームで事業責任者。いまは AI 前提の組織設計を、自社で回しながらクライアントに提供している。
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