METHOD
置き場と命名は設計図に書く。AI は読んで従い、消す・送るは人【業務フロー・指示文付き】
変わるのは「整理する手間」ではなく「AI が迷わず置ける決まりを先に作ること」です。
ファイルの置き場、名前の付け方、AI が守る安全ルールを、一つの設計図にまとめる。AI は起動のたびにそれを読み、新しいファイルを決まった場所に置く。消す・送る・上書きは、AI にはさせず人が行う。同じ形で、どの会社にも組める。
- ファイルの置き場を「役割」ではなく「中身の成熟度」で分け、AI が迷わず置ける形にする設計
- 置き場・命名・安全ルールを一つの正本に書き、起動のたびに AI に読ませ、人の判断を3回に固定する考え方
- 業務フローと AI への指示文（設計用プロンプト）で、自社の置き場と命名のルールを同じ形で作る手順
下の「AI への指示文」を Claude に貼ると、業務フローを踏まえて、自社向けの設計を質問しながら組み立てられます。
業務フローと AI への指示文
この記事の業務フロー（To-Be）と、自社向けに設計を組み立てる AI への指示文を無料でお渡しします。右の3つを入れると、ダウンロードのボタンが出ます。
- 業務フロー（To-Be）工程ごとの人／AI／データの担当と、人が判断する場所
- AI への指示文（設計用プロンプト）業務フロー入り。Claude に貼ると、自社向けの設計を質問しながら組み立てます
01結論：何が変わるのか
変わるのは「整理する手間」ではなく「AI が迷わず置ける決まりを先に作ること」だ。As-Is では、置き場は人ごとに違い、名前は各自が付け、一時置き場には出口がなく溜まり続ける。AI には毎回チャットでルールを伝え、起動のたびに忘れる。To-Be では、置き場を中身の成熟度（素材・作業・成果物）で分け、迷ったら一番上に入れる。名前は日付から始める。一時置き場には出口を決め、古いものは削除せず退避する。安全ルールは一つの正本に書き、どの AI も同じものを読む。消す・送る・お金が動く操作は、設定で止めたうえで、人が行う。
03AI 化の進め方、6つのフェーズ
大手と中小で中身は違っても、進め方の順番はどの会社でも同じです。フェーズごとに「目指す状態」と「実行内容」を置き、塗りがこの事例の位置。
04全社の業務フローのどこを AI 化したか
全社の仕事は6つのカテゴリーに分けられます。この業務が扱うのは、「組織・情報基盤」の4つのステップのうち X-22（置き場・命名ルール設計） です。
05効率化の段階
この業務は L0（手作業）から L2（半自動） へ。設計図を読んでファイルを置く・期限切れを退避する、が AI に移り、人は置き場の設計、上書きと移動の承認、削除の実行の3回の判断だけになる。
06Before（As-Is）：置き場は人ごと、名前は各自、ルールは口頭。AI は毎回忘れる
設計図を持たない場合の一般的な状態を同じ8工程に並べた。置き場の判断が毎回発生し、一時置き場は溜まり続ける。
07After（To-Be）：設計図を一つ書き、AI が起動のたびに読んで従う。消す・送るは人
同じ8工程のまま、設計図を読んでファイルを置く・期限切れを退避する、を AI に移した。人に残るのは置き場の設計、上書きと移動の承認、削除の実行だ。
情報の置き場と命名を AI 化する手順
- 置き場の設計：成熟度で3層に分ける：素材・作業・成果物。迷ったら一番上
- 命名の決定：日付から始める：先頭の日付で並び順が決まる
- 出口の決定：出すルールを決める：期限が過ぎたら退避。消さない
- 正本の作成：設計図を読む側に：どの AI も同じ正本を読む
- 歯止めの設定：設定で止める：削除・送信・強制上書き
- 起動時に読む：起動のたびに読む：置き場・命名・禁止を把握
- ファイルを置く：決まった場所に置く：日付つきで一時置き場へ。行き先が決まれば正規の置き場へ
- 点検・退避：期限切れを退避する：削除はしない。内訳を残す
08工程ごとの担当の変化
8工程の形は変えず、設計図を読んで置く・退避する、を AI に移した。人に残るのは 置き場の設計・上書きと移動の承認・削除の実行 の3回だ。
役割（営業・マーケ）で分ける。置き場の判断が毎回発生する
中身の成熟度（素材・作業・成果物）で3層に分ける。迷ったら一番上に入れる、で判断が要らなくなる
各自が付ける。「最新」「コピー」が増える
名前は日付から始める。先頭の日付で並び順と新旧が決まる
出口がなく、一時置き場が溜まり続ける
入れるルールと出すルールをセットにする。期限が過ぎたものは削除せず退避先へ
口頭とチャットで伝える。AI には毎回指示する
置き場・命名・安全ルールを一つの設計図に書く。どの AI も同じ正本を読み、コピーを作らない
注意して使う。削除や送信を止める設定がない
削除・送信・強制上書きを設定で止める。文章のルールと二重にする
何も読まない。ルールを知らずに始める
AI が起動のたびに設計図を読み、置き場・命名・禁止を把握してから作業する
AI の出力を人が置き直す
AI が日付つきで一時置き場に置き、行き先が決まれば正規の置き場へ移す。上書きと移動は人が承認する
気づいたら消す。戻せない
AI が期限切れを退避先に移し、内訳を残す。削除だけは人がまとめて行う
09設計のポイント
人の判断は3回に固定する
- 判断1 置き場の設計: 役割ではなく成熟度で分ける。「迷ったら一番上」を決めておくと、以後の置き場の判断が消える
- 判断2 上書き・移動の承認: 新規のファイルは承認なしで置く。既存への上書きと移動だけ、内容を見てから許可する
- 判断3 削除の実行: AI は退避までで止まる。削除は人が、退避したものをまとめて見てから行う
AI の外に残るもの
- 消す・送る・お金が動く操作。文章で禁じるだけでなく、設定で機械的に止める
- 機密の記録。同じ置き場に置かず、別の保管場所に分ける。置き場を狭くできない仕組みでは、分けるしかない
- 設計図そのものの改訂。好みや運用が変わったら人が直し、AI はコピーを作らない
役割の移動
- 人: 毎回置き場を決める人 → 設計図を1回書き、上書き・移動・削除だけを判断する人
- AI: 毎回ルールを聞く道具 → 起動のたびに正本を読み、決まった場所に置く担当
- 一時置き場: 溜まる場所 → 入口と出口のある通過点。古いものは退避先へ移り、消えない
次の分岐
- 一時置き場の直下が上限を超えたら、出口のルールを回す。自社の設定は直下20件以内・90日更新なしで退避
- 複数の AI ツールを使うなら、設計図を1つに保ち、各ツールが読み込む形にする。コピーを作るとずれる（候補）
- 次の段階（候補）は、置き場の決まりが守れているかを AI が定期的に点検し、ずれを人に報告する状態
11まとめ
- 置き場は成熟度で3層に分け、迷ったら一番上。名前は日付から始める
- 置き場・命名・安全ルールを一つの正本に書き、どの AI も起動のたびに読む
- 消す・送る・お金が動く操作は、設定で止めたうえで人が行う。古いものは削除せず退避する
この記事を書いた人
採用・組織人事のコンサルで200社以上、AI系ブティックファームで事業責任者。いまは AI 前提の組織設計を、自社で回しながらクライアントに提供している。
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