METHOD
議事録を CRM とダッシュボードにつなぐ。人は案件への紐づけと、定例で数字を見るだけ【業務フロー・指示文付き】
変わるのは「数字を見る時間」ではなく「数字が出てくる時刻」です。
会議のたびに、文字起こしを整えて CRM に貼り、数字を集めて会議に持ち込む作業が発生します。コンサル・人材育成のファーム（先方）で、議事録が決まった時刻に CRM へ入り、数字が毎朝ダッシュボードに出る形にしました。人に残したのは、議事録を案件・商談に紐づけることと、営業定例でその数字を見ることです。
- 議事録を「人が整えて貼る」から「決まった時刻に AI が整形して CRM に入れる」に変える設計
- 率やファネルのように CRM のグラフでは出しづらい数字を、CRM からデータを引いた HTML のダッシュボードに出す考え方
- 業務フローと AI への指示文（設計用プロンプト）で、自社の議事録と数字の流れを同じ形に組み替える手順
下の「AI への指示文」を Claude に貼ると、業務フローを踏まえて、自社向けの設計を質問しながら組み立てられます。
業務フローと AI への指示文
この記事の業務フロー（To-Be）と、自社向けに設計を組み立てる AI への指示文を無料でお渡しします。右の3つを入れると、ダウンロードのボタンが出ます。
- 業務フロー（To-Be）工程ごとの人／AI／データの担当と、人が判断する場所
- AI への指示文（設計用プロンプト）業務フロー入り。Claude に貼ると、自社向けの設計を質問しながら組み立てます
01結論：何が変わるのか
変わるのは「数字を見る時間」ではなく「数字が出てくる時刻」だ。As-Is では、会議のあとに AI で整形した文字起こしを人が手で貼り、数字は会議の前に人が集める。整形と貼り付けが遅れると、数字も遅れる。To-Be では、議事録は毎日決まった時刻に AI が整形して CRM に入り、ダッシュボードは毎朝 CRM からデータを引いて更新される。人がやるのは 議事録を案件・商談に紐づける（判断1） と 営業定例でその数字を見て次の手を決める（判断2） の2回。ダッシュボードは、CRM のグラフでは率やファネルが出しづらかったため HTML で描き、データは CRM から引く形にした。
ダッシュボードは、CRM のグラフ機能だけで作ろうとしませんでした。率やファネルのように、CRM では出しづらいビジュアルがあるからです。CRM と HTML を併用し、データは CRM から引く。この分け方にしてからは、難しいところは特にありませんでした。
02出来上がったもの
画面は社名・個人情報・金額を伏せるためぼかしています。
03AI 化の進め方、6つのフェーズ
大手と中小で中身は違っても、進め方の順番はどの会社でも同じです。フェーズごとに「目指す状態」と「実行内容」を置き、塗りがこの事例の位置。
04全社の業務フローのどこを AI 化したか
全社の仕事は6つのカテゴリーに分けられます。この業務が扱うのは、「会議・情報共有」の4つのステップのうち X-32〜X-33（録音・議事録作成〜タスク展開） です。
05効率化の段階
この業務は L1（AI補助）から L3（自動実行） へ。起点が「人が整形結果を貼る」から「決まった時刻」に移り、人は案件への紐づけと、定例で数字を見ることだけになりました。
06Before（As-Is）：AI は整形の1箱だけ。貼る・紐づける・数えるは人、ダッシュボードは無い
議事録は会議ツールで文字起こしを取り、AI で整形したものを人が整えて CRM に貼っていました。数字は会議の前に人が集めます。
07After（To-Be）：整形・登録・集計・描画が自動。人は案件への紐づけと、定例で数字を見るだけ
工程は変えていません。整形・登録・集計・描画を AI と時刻に任せ、人には「どの案件の会議か」と「数字を見てどうするか」だけを残しました。
- 会議の録音は、冒頭で目的を伝えて了解を得てから行う
- 文字起こし・議事録には相手の発言と固有名詞が入る。AI に入れるのは、入力を学習に使わない契約のサービス（法人プランか API）に限る
- ダッシュボードの数字は先方の内部情報。閲覧できる人を決め、社外に出さない
議事録→ダッシュボードを AI 化する手順
- 録音・文字起こし：会議を録音する：会議ツールで録音するだけ
- 議事録の整形：毎日4時に整形：溜まった文字起こしを議事録の型に整える
- CRMへ登録：CRM へ登録：整形した議事録を議事録の DB に入れる
- 案件への紐づけ：案件・商談に紐づける：どの案件の会議かを人が付ける
- 数字の集計：CRM から数字を引く：議事録・案件・商談のデータを集計する
- ダッシュボード更新：ダッシュボードを更新：毎朝7:05 に9指標を描き直す
08工程ごとの担当の変化
工程は6つのまま。整形・登録・集計・描画を AI に移し、人に残るのは 案件への紐づけ（判断1）と営業定例で数字を見ること（判断2） の2つです。
会議ツールで録音し、文字起こしを取る
同じ。録音するだけで、整形を待たない
AI の整形結果を人が整え、外注が読みやすく書き直す
毎日4時に AI が議事録の型に整える。読みやすさの仕上げは外注
整えた議事録を手で貼る
AI が議事録の DB に入れる
どの案件の会議かを手で付ける
ここだけは人が付ける（判断1）。付かないと議事録は案件ごとに束ならない
会議前に CRM を見て数える。率は出しづらい
AI が CRM からデータを引いて集計する
無い
毎朝7:05 に9指標を描き直す。人は営業定例で見る（判断2）
09設計のポイント
人の判断は2回に固定する
- 判断1 案件・商談への紐づけ: 議事録がどの案件・商談の会議かは人が付ける。ここが付かないと、議事録は入っても案件ごとに束ならない
- 判断2 営業定例で数字を見る: ダッシュボードの数字を見て、次の手を決める。数字を出すのは AI、決めるのは人
- 叩きのダッシュボードは、営業定例で使いながら指標を精査する。数字が入る前に完成形を狙わない
AI の外に残るもの
- 議事録の読みやすさの仕上げ。型に整えるのは AI、読み物として整えるのは外注
- どの指標を見るか。9指標は定例で使いながら人が見直す
- ダッシュボードの置き場の判断。CRM のグラフで足りるならそれでよく、率やファネルが要るときだけ HTML を足す
役割の移動
- 担当者: 整えて貼る人 → 案件に紐づけて、定例で数字を見る人
- AI: 整形の1箱 → 決まった時刻に整形・登録・集計・描画を回す担当
- CRM: 貼り付けを待つ箱 → 議事録と数字の出どころ。ダッシュボードは CRM からデータを引く
次の分岐
- 営業定例で使い始めてから、9指標のどれが見られているかで指標を入れ替える（候補）
- 紐づけ（判断1）を自動にするかは、議事録の件名や参加者から案件を判定できるかで決める（候補）
- 次の段階（L4）は、先方が指標の追加と整形の型を自分で直せる状態
11まとめ
- 議事録の整形と登録を「人が貼る」から「決まった時刻に AI が入れる」に移す。これで L3（自動実行）になる
- 人の判断は「案件への紐づけ」と「定例で数字を見る」の2回に固定する
- 率やファネルは CRM のグラフでは出しづらい。CRM からデータを引く HTML のダッシュボードで補う
この記事を書いた人
採用・組織人事のコンサルで200社以上、AI系ブティックファームで事業責任者。いまは AI 前提の組織設計を、自社で回しながらクライアントに提供している。
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