METHOD
商品の定義を1つに決め、申込書と電子契約をそこから出す【業務フロー・指示文付き】
変わるのは「入力の回数」ではなく「価格の正がどこか」です。
価格や商品の定義が、資料ごとに食い違っていた。商品の定義を1つのファイルに決め、申込書・規約・シート・営業資料の価格が、そこから出る形にした。電子契約は、送信件数に制限のない基盤に寄せた。
- 申込書を「価格を探して転記する」から「商品マスターから出す」に変える設計
- 価格の正を1か所に決め、内容確認・送信・署名だけを人に残す考え方
- 業務フローと AI への指示文（設計用プロンプト）で、自社の申込書と契約手続きを同じ形に組み替える手順
下の「AI への指示文」を Claude に貼ると、業務フローを踏まえて、自社向けの設計を質問しながら組み立てられます。
業務フローと AI への指示文
この記事の業務フロー（To-Be）と、自社向けに設計を組み立てる AI への指示文を無料でお渡しします。右の3つを入れると、ダウンロードのボタンが出ます。
- 業務フロー（To-Be）工程ごとの人／AI／データの担当と、人が判断する場所
- AI への指示文（設計用プロンプト）業務フロー入り。Claude に貼ると、自社向けの設計を質問しながら組み立てます
01結論：何が変わるのか
変わるのは「入力の回数」ではなく「価格の正がどこか」だ。As-Is では、価格や条件の正がどこか決まっていないため、過去の申込書や価格表から探して転記し、食い違いがあれば作り直す。To-Be では、価格の正を1か所に決め、申込書の作成はそこから自動で進める。人が触るのは、ほぼ最後の送信だけ。金額が空欄の商品は、推測で埋めずに人に聞く。電子契約の送信と署名は、最終的に代表が行う。 人がやるのは 内容確認（判断1）・送信（判断2）・署名（判断3） の3回。
価格の正を1か所に決めないと、申込書は自動で出せません。自社では価格が資料ごとに食い違っていたので、まず商品マスターを1本にしました。いまは人がほぼ触らず、電子契約の送信だけを私が行っています。
03AI 化の進め方、6つのフェーズ
大手と中小で中身は違っても、進め方の順番はどの会社でも同じです。フェーズごとに「目指す状態」と「実行内容」を置き、塗りがこの事例の位置。
04営業の業務フローのどこを AI 化したか
営業の仕事は6つのカテゴリーに分けられます。この業務が扱うのは、「受注・契約」の4つのステップのうち S-51〜S-54（条件交渉・社内承認〜請求連携） です。
05効率化の段階
この業務は L0（手作業）から L2（半自動） へ。人が取引先と商品を伝えて起動し、AI は条件の読み込みから申込書・送付文・成立の記録まで縦に積み、内容確認・送信・署名で止まります。
06Before（As-Is）：As-Is 申込書を毎回手で作り、価格を探して転記する
手作業で申込書を作る場合の一般的な流れ。価格や条件の正がどこか決まっていないと、過去の申込書や価格表から探して転記することになる。
07After（To-Be）：To-Be 商品マスターから申込書を作り、送信と署名は代表が行う
スキル /sales-order-form の設計どおりに描いた。価格と条件は商品マスターを正とし、スキルが申込書と送付メールの下書きまで作る。送信と署名は人が行う。
申込書・電子契約を AI 化する手順
- 起動：取引先と商品を伝える：/sales-order-form
- 条件を読む：条件を読み込む：金額が空欄なら人に聞く
- 申込書作成：申込書を作る：差し込みとPDF化
- 送付文の下書き：送付メールを下書き：下書きまで
- 内容確認：内容を確認：金額・条件・署名者
- 送信：電子契約を送信：送信は代表が行う
- 署名：署名：先方の署名も確認
- 成立の記録：成立を記録：状態を更新
08工程ごとの担当の変化
価格の正を商品マスターに固定し、作る工程を AI に移しました。人に残るのは 内容確認・送信・署名 の3回です。
過去の申込書や価格表から探して転記する
商品マスターを読み込み、申込書へ差し込む
文書ファイルを手で作り、PDF化する
テンプレートに差し込み、PDFまで作る
作成後に代表が内容を見て直す
金額が空欄の商品は人に聞く。最終確認は代表
代表が送信を依頼する
送付メールは下書きまで。送信は代表
署名を回収し、申込一覧を手で更新する
署名は代表が行い、成立の記録はスキルが更新する
09設計のポイント
人が止める場所は3か所
- 判断1 内容確認：金額・条件・署名者を代表が見る。空欄は推測で埋めない
- 判断2 送信：電子契約の送信は代表が行う。スキルは下書きまで
- 判断3 署名：署名は人が行う。AIは署名も承諾もしない
スキルの外に残るもの
- 商談での合意：プランと条件を決める話し合いは人
- 電子契約の運用：送信と署名は代表が行う
役割の移動
- 営業担当: 価格を探して転記する人 → 取引先と商品を伝えて起動する人
- 代表: 作成後に食い違いを直す人 → 内容確認・送信・署名の3か所で止める人
- 商品マスター: 営業資料の1つ → 申込書・規約・シート・価格表の唯一の正
次の分岐
- 商品が増えるときは、マスターを改定してからシート・申込書・営業資料へ反映する（三重メンテを避ける）
- 先方の契約書式で締結する案件では、当社の申込書を「提供内容確認書」として添付する（運用手順にある分岐）
- 次の段階（L3）は、案件のステージが契約手続きに変わったことを検知して、手続き案内の下書きまで自動で出す状態（候補）
11まとめ
- 価格の正を1か所（商品マスター）に決める。申込書・規約・シート・営業資料はそこから出す
- 人の判断は内容確認・送信・署名の3回に固定し、条件の読み込みから成立の記録までは AI に渡す
- 金額の確定・送信・署名は自動化しない。推測で埋めず、取り消せない操作は人が行う
この記事を書いた人
採用・組織人事のコンサルで200社以上、AI系ブティックファームで事業責任者。いまは AI 前提の組織設計を、自社で回しながらクライアントに提供している。
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