METHOD
商談後、提案書の自動作成からメール連絡の自動化【業務フロー・指示文付き】
変わるのは「書く時間」ではなく「送る前に人が止める場所」です。
商談が終わると、振り返りから提案書とメールを作る仕事が始まります。これを自動化し、商談の15分後には提案書の叩き台とメールの下書きが用意されるようにしました。メールは下書きまでで止め、送るのは人です。どこで人が止めるかを先に決めておくのが、この業務の設計です。
- 提案書を「毎回ゼロから書く」から「議事録から AI が叩き台を出す」に変える設計
- 提案骨子の承認・CRM登録内容の承認・送付前確認・メール送信、人が止める場所を先に決める考え方
- 業務フローと AI への指示文（設計用プロンプト）で、自社の提案書とメール連絡を同じ形に組み替える手順
下の「AI への指示文」を Claude に貼ると、業務フローを踏まえて、自社向けの設計を質問しながら組み立てられます。
業務フローと AI への指示文
この記事の業務フロー（To-Be）と、自社向けに設計を組み立てる AI への指示文を無料でお渡しします。右の3つを入れると、ダウンロードのボタンが出ます。
- 業務フロー（To-Be）工程ごとの人／AI／データの担当と、人が判断する場所
- AI への指示文（設計用プロンプト）業務フロー入り。Claude に貼ると、自社向けの設計を質問しながら組み立てます
01結論：何が変わるのか
変わるのは「書く時間」ではなく「送る前に人が止める場所」だ。As-Is では、商談振り返りから提案書作成・CRM登録・メール送信までを、担当者が毎回ゼロから一人で進める。To-Be では、AI が議事録を読み、提案骨子設計・ファクト確認・提案書作成・CRM登録の案・メール文作成までを出す。議事録が薄いときは作らずに止まる。人がやるのは 提案骨子の承認（判断1）・CRM登録内容の承認（判断2）・送付前確認（判断3）・メール送信（判断4） の4回。取り消せない公開と送信は、必ず人が見てから出す。
提案書は、最初の1本で型を固め、次の相手には前の型を流用します。自社は新規営業の本数が多くありませんが、商談の数が多い会社ほど、この型の効き方は大きい。送る前に人が止める場所だけは、最初に決めておいてください。
02出来上がったもの
画面は社名・個人情報・金額を伏せるためぼかしています。
03AI 化の進め方、6つのフェーズ
大手と中小で中身は違っても、進め方の順番はどの会社でも同じです。フェーズごとに「目指す状態」と「実行内容」を置き、塗りがこの事例の位置。
04営業の業務フローのどこを AI 化したか
営業の仕事は6つのカテゴリーに分けられます。この業務が扱うのは、「商談・提案」の5つのステップのうち S-43〜S-45（提案書作成〜次アクション連絡） です。
05効率化の段階
この業務は L0（手作業）から L2（半自動） へ。人がコマンドで起動し、AI は提案骨子設計からメール文作成までを縦に積み、承認と送信の可否で止まります。
06Before（As-Is）：人がすべての工程を担当。提案書は毎回ゼロから組み立てる
商談が終わったあと、提案書とお礼メールに2〜3時間かかっていました。作るたびに構成が変わり、送る前にどこで止まるかも決まっていませんでした。
07After（To-Be）：同じ工程を AI が担い、人は承認と送信の可否だけ
工程は変えていません。AI が議事録から叩き台を作り、人は提案骨子の承認・CRM登録内容の承認・送付前確認・メール送信の4回で止まります。
提案書・メール自動化を AI 化する手順
- 商談振り返り：議事録を全部読む：振り返りが無い・薄いときは作らずに止める
- 提案骨子設計：骨子を設計：本体から事実、振り返りから構造と数値を取る
- ファクト確認：裏取りと前提の固定：一次資料を優先。裏が取れない主張は落とす
- 提案書作成：提案書を組む：デザインの型で組み、図のはみ出しを機械で検査
- CRM登録：登録案を作る：取引先・案件・活動の更新案を出す
- メール文作成：メール文を作る：送付文4案。メール版だけ下書きに
- 送付前確認：影響範囲を直し、検査：数値・図・送付文を引き直し、7項目を機械で検査
- メール送信：メールを送る：送るかどうかは人。AI は送らない（5分）
08工程ごとの担当の変化
8工程の形は変えず、書く工程を AI に移しました。人に残るのは 提案骨子の承認・CRM登録内容の承認・送付前確認・メール送信 の4回です。
議事録とメモを見直して、何を提案するか思い出す
AI が議事録を全部読む。振り返りが無い・薄いときは作らずに止まる
構成をゼロから考える。毎回違う形になる
AI が本体から事実、振り返りから構造と数値を取って骨子を出す
数字を探して本文に直接書く
一次資料を優先して裏を取り、数値前提を1か所に固定する
スライドに落とす。型は毎回違う
デザインの型で組み、図のはみ出しを機械で検査する
担当者が案件を手で登録する。後回しになりやすい
AI が登録案を作り、ステージ・金額は人の承認後に書く
チャネルごとに書き分ける
4案を作り、メール版だけ下書きにする。末尾に送信前チェックを付ける
自分で読み直す。直した影響も自分で追い、決まった確認項目はない
直しの指示を受けて影響範囲を引き直し、7項目を機械で検査する
自分で送る
下書きのまま止まる。AI は送らない
09設計のポイント
人の判断は4回に固定する
- 判断1 提案骨子の承認: AI が出した構成を見て、主張のずれだけ直す。方向違いの資料を作らせない
- 判断2 CRM登録内容の承認: ステージ・金額は、AI の更新案を見て人が承認してから書く。受注の確度は人が持つ
- 判断3 送付前確認／判断4 メール送信: 直しを指示し、7項目の検査に1件でも NG があれば止める。メールは下書きで止まり、送るのは人
AI の外に残るもの
- 議事録の質。商談後の振り返りが議事録に無ければ、AI は骨子を取れずに止まる。薄い資料を出すより、出さない方がよい
- 受注確度の判断。案件のステージや見込みは、AI が更新案を出し、人が承認してから書く
- 営業DMとお礼メールも同じ型。AI は調べて下書きまで、送信は人。フォーム営業では、認証や「営業お断り」を AI が突破せず人に回す
役割の移動
- 営業担当: 書く人 → 承認して送る人。提案書作成とお礼メール送付の2〜3時間が、商談の15分後に揃う下書きの確認になる
- AI: 文章を書く道具 → 議事録・ドライブ・メールの下書きを自分で読み書きする担当。送信の権限は持たない
- 提案書の型: 作る人ごとに違う → 1つの型を次の相手に流用し、同日中に確定できる
次の分岐
- 商談終了後に自動で起動する設計もある。本線にするかどうかは商談の本数で決める（候補）
- 送付文4案のうち実際に使う型が偏ってきたら、2案に絞る（候補）
- 先方の環境に移すときは、議事録の置き場（CRM）と提案書の型を先に揃える（候補）
11まとめ
- 書く工程は AI に渡し、人は提案骨子の承認・CRM登録内容の承認・送付前確認・メール送信の4回で止まる
- 議事録が薄いときは作らない。薄い資料を出すより、出さない方がよい
- 提案書は型を1つ決め、次の相手には前の型を流用する。公開と送信は取り消せないので、必ず人が見てから
この記事を書いた人
採用・組織人事のコンサルで200社以上、AI系ブティックファームで事業責任者。いまは AI 前提の組織設計を、自社で回しながらクライアントに提供している。
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